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2021/10/31

来年1月から適用がスタートする改正電子取引制度では，代替措置である書面出力保存が廃止されます。

この点，一部に誤解があるようで，改正で義務付けられるのは電子取引を行った場合の電子データでの保存であり，電子保存さえできていれば，それを書面に出力して経理業務などを行うことは禁止されていません。来年1月までに完全電子化対応が間に合わないといった場合には，過渡的な対応として，経理業務などの運用は従来通り紙ベースで行いつつ，保存のみ電子データで行うことを検討してみてもいいと考えられます。

■ 従来通り紙ベースでの業務運用も可能

書面出力保存の廃止については，一部に誤解があるようで，今回の改正は，電子取引で授受した電子取引の取引情報について，原則通り，電子データでの保存を義務付けるものであり，受領した電子データを紙に出力すること自体が禁止されたわけではありません。

このため，来年1月から完全に電子化する必要はなく，社内の経理処理のための業務や税理士・公認会計士とのやり取りを従来通り紙ベースで行うことも認められます。

もちろん，保存については電子データで行う必要がありますが，例えば，改正電子取引制度対応でネックとなる検索要件の確保については，検索機能等を有する文書管理システムがない場合であっても，エクセル等の表計算ソフトを使って要件を満たすことなどが可能となっています。

また，改ざん防止措置についても，必ずタイムスタンプの付与等が必要となるわけではなく，コスト面から比較的導入が容易と考えられる「訂正削除の防止に関する事務処理規程」の備付けも認められています。

時間的な制約や予算などの関係上，来年1月までに対応が難しいケースも多々あると考えられますが，システムや全社的な運用の準備が整うまでの移行期については，経理業務などの運用は従来通り紙ベースで行い，保存のみ簡便的な方法を使って電子データで行うことも考えられます。